بحث حول السكرتاريه
المقدمة
تقوم السكرتاريه بدور هام وحيوي في المنشآت التجارية على اختلاف أحجامها ونشاطاتها، وتساهم في مساعدة متخذي القرار في
المنشآت على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنشآت أهدافها ولذا يحرص المسؤولون في المنشآت التجارية على العناية باختيار العاملين
في أقسام السكرتارية عناية فائقة ، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنشأة أمام العملاء ، ومن هنا حرص
المفكرون والكتاب على المساهمة في تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية، كما حرصوا
كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتاريون مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنشأة.
وسوف أقوم في هذه الحقيبة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والواجبات المناطة بموظفي السكرتارية، حيث سيتم في الوحدة
الأولى تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح، وكيفية إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة، كما
ستغطي بقية الوحدات قدرة السكرتير على تنظيم الاجتماعات واستقبال الزوار وتنظيم زوار المكتب بفاعلية، كما سنتطرق إلى قدرة
السكرتير على تنظيم ملفات المدير فنياً وبما يتلاءم مع طبيعتها وكيفية استرجاعها. ولأهمية دور السكرتير في تحرير المراسلات
للمدير ارتأيت تضمين الحقيبة مواد تتعلق بكتابة المراسلات وفقاً للقواعد الشكلية والموضوعية، ولأهمية اتقان السكرتير لمعالجة
الكلمات اشترطت للقبول لهذا البرنامج أن يكون المتدرب قادراً على الطباعة بسرعة لا تقل عن (20) كلمة في الدقيقة.
كما تتضمن الحقيبة في نهاية كل وحدة من وحداتها مجموعة من الأسئلة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وتثبيت المعلومات
والمهارات التي تم عرضها في هذه الحقيبة وذلك للمساهمة في مساعدة موظفي السكرتارية على القيام بواجباتهم بالشكل الذي يحوز
على رضا رؤسائهم وزملائهم وعملائهم في المنشآت التجارية.
الوحده الأولى
مقـدمـة
الوحدة التدريبية: مقدمة عن السكرتارية
هدف الوحدة السلوكي: القدرة على تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها
وأنواعها وصفات السكرتير الناجح.
موضوعات الوحدة التدريبية:
مفهوم السكرتارية.
أهميتها.
أنواعها.
صفات السكرتير الناجح.
المهارات الواجب توافرها في السكرتير.
الأسس العامة لنجاح السكرتير.
مفهوم السكرتاريه :
كلمة سكرتير مشتقة من الأصل اللاتيني (Secret) ومعناها سر لتدل على ماتنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية، كما يمكن تعريف
السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهامم وظيفته، ويحدد سلطاته، علاوة على استمرار
تدريبية لزيادة كفاءته، وتعريفه بالأسس والوسائل الحديثة التي يكفل له القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه.
وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي " مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل
المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له".
وقد يعرف السكرتير في قاموس وبستر لتدل على ثلاثة معان:
تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله المكتبية.
تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة.
تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون الإدارية في المنشأة.
ومن خلال تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن:
التقسيمات الإدارية المعاونة للإدارات الرئيسية في مجال الأعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية".
الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسلات ونسخها وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات، ومعالجة المكالمات
الهاتفية، والاستعلام وتنظيم الاجتماعات ومقابلات الرؤساء.
أحد المجالات التي تمارس فيها الإدارة وظائفها الرئيسية (التخطيط، والتنظيم، والرقابة، والتنسيق، واتخاذ القرارات)
بهدف العمال المكتبية واستخدام الجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة.
أهمية السكرتاريه :
تهدف السكرتارية الى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر
الدور الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية، بحيث يتفرغون كلياً
لوظائفهم الرئيسية، من تخطيط وتنظيم ورقابة، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.
والسكرتير يعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنه بأي حال من الأحوال، ولا يمكن أن تنصور ما يمكن أن يعمله
المديرون في المنشآت في حالة غياب السكرتيرين، بالتأكيد سيقضي المديرون وقتاً طويلاً في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديهم
الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية الهامة.
وتزايد نشاطات السكرتارية بصورة طردية نتيجة لعاملين رئيسين هما:
1. زيادة حجم العمل المكتبي نتيجة نشاطات المنظمات وتعدد العلاقات مع المنظمات الأخرى والجمهور.
2. التطور التكنولوجي في مجال الأعمال المكتبية حيث تطالعنا الشركات المتخصصة في مجال الأجهزة المكتبية يومياً بآلات
ومعدات متطورة مرتبطة تماما بنشاطات السكرتارية والأعمال المكتبية.
أنواع السكرتاريه:
يمكن تقسيم أنواع السكرتارية على مستوى المنشأة الى ثلاثة أنواع:
1. السكرتارية العامة.
2. السكرتارية المتخصصة.
3. السكرتارية الخاصة.
السكرتارية العامة:
هي الإدارة أو التقسيمات الإدارية في المنشآت التي تختص بتقديم الخدمات المكتبية التي تتطلبها إدارات المنشأة بصفة عامة ومستمرة
مثل تنظيم تداول المراسلات، المحفوظات، استرجاع المعلومات، النسخ، التصوير، الرد على استفسارات العملاء، معالجة المكالمات
الهاتفية، استقبال الزوار، تنظيم الاجتماعات والندوات.
السكرتارية المتخصصة:
تتمثل في الوحدات الإدارية التي تقدم الخدمات التي يتطلبها المديرون في المجالات التي تحتاج الى تحليل ودراسات تخصصية مهينة
كالنواحي الهندسية، والطبية، والقانونية، وهذه الخدمات تكون استشارية في طبيعتها، وتقدم في شكل رأي أو توجيه أو اقتراح يتم
الوصول اليه بعد دراسة وتحليل. والشكل التالي يوضح موقع السكرتير المتخصص لأن وظيفته استشارية وليست تنفيذية.
السكرتارية الخاصة:
وتتمثل في العاملين الذين يقدمون الخدمات المكتبية لرئيس معين في مجالات العمل المكتبي المختلفة ومنها:
تحرير ونسخ المراسلات.
استقبال وتصدير المعاملات الخاصة بمكتب المدير.
تنظيم أوراق مكتب المدير وملفاته، وطريقة استرجاعها.
استقبال المكالمات الهاتفية التي ترد الى مكتب المدير ومعالجتها.
تنظيم مقابلات واستقبال زوار المدير.
تنظيم اجتماعات المدير.
الترتيب لسفريات المدير وعمل الحجوزات اللازمة.
تلخيص المقالات التي تعرض على المدير، وذلك بهدف مساعدته على تأدية مهامة بكفاءة ويسر.
إن كل مدير أو رئيس يختار له سكرتيراً خاصاً به من ذوي الدراية والكفاءة والشخصية المتزنة والمهارة في الفن المكتبي الحديث،
ليعاونه في أداء أعماله ويكون موضع ثقته باستمرار.
إن نجاح المدير أو الرئيس في تأدية عمله يعتمد بشكل كبير على درجة كفاءة ونشاط وسلوك السكرتير الخاص الذي يوفر وينجز
للمدير أو الرئيس كل ما يحتاجه بسرعة وإتقان.
صفات السكرتير الناجح:
• أن يكون حسن المظهر والهندام.
• أن يكون أميناً على أسرار العمل.
• أن يكون قوي الشخصية وحسن التصرف.
• أن يكون قوي الذاكرة ودقيقاً في عمله.
• أن يكون مرتباً ومنظماً.
• أن يكون مخلصاً لرئيسة.
• أن يكون حليماً صبوراً صامتاً.
• أن يكون سريع البديهة وقادراً على التركيز.
• أن يكون حيوياً ونشطاً.
• أن يحسن التصرف في المواقف.
• أن يحترم الآخرين ويلتزم بأوقات العمل.
• أن يكون طبيعياً في تكوينه الجسماني.
المهارات الواجب توافرها في السكرتير:
• القدرة على التعامل مع برامج الحاسب الآلي.
• القدرة على النسخ باللغتين العربية والإنجليزية.
• القدرة على حفظ الأوراق في الملفات واسترجاعها.
• القدرة على استخدام الأجهزة الحديثة في مجال الأعمال المكتبية.
• القدرة على التحدث باللغة الإنجليزية.
• القدرة على تحرير الرسائل وكتابة التقارير.
• القدرة على تلخيص المقالات.
• القدرة على التعامل بلباقة مع الآخرين.
الأسس العامة لنجاح السكرتير:
كن مخلصاً في أداء العمل ولا تبحث شؤونه مع الغرباء.
استشر رئيسك في النقاط الغامضة، ولا تغامر بارتكاب الأخطاء، بل اقتطع دقائق قليلة من وقتك صباح كل يوم لتمضيها في
التشاور والتخطيط لعمل اليوم مع رئيسك، بالتخطيط تكون أكثر فعالية فهو يوفر الوقت والجهد.
كن على علم تام بسياسة المنشأة التي تعمل فيها، وعلاقتها بالجهات الأخرى.
كن على علم بالنظام واللوائح الداخلية للمنشأة.
كن حسن المظهر دون تكلف، إذ أن ذلك يعتبر أساساً جوهريا في نجاحك في عملك.
كن كتوماً للأسرار التي تطلع عليها بحكم عملك.
درب ذاكرتك على جميع ما يطلب منك، رغم اعتمادك على جداول العمل اليومي والمفكرات فالذاكرة القوية تساعدك على أداء عملك.
كن هادئاً متزناً مهما تعقدت الأمور.
كن قوي الشخصية دون غطرسة، معتزاً بكرامتك دون تعال.
ثقف نفسك باستمرار، وتابع مجريات الأحداث بشكل يومي.
كن على بينة بالجهات التي يمكن اللجوء إليها للحصول على المعلومات غير المتوفرة لديك، كدوائر المعارف، والأدلة
والقواميس.
أدّ كل عمل في الوقت المحدد له، حتى لا تتراكم عليك الأعمال فتصبح غير قادر على إنجازها، الأمر الذي يضعك أمام
رئيسك في موقف لا ترضاه لنفسك.
الوحدة الثانية
الوحدة التدريبية: إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة.
هدف الوحدة السلوكي: القدرة على استخدام جهاز الهاتف الاستخدام الأمثل لخدمة
المدير والمنشأة، وترك انطباع جيد عن المنشأة التي يعمل فيها.
موضوعات الوحدة التدريبية:
مفهوم الاتصالات الهاتفية.
قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي.
أدبيات معالجة الاتصالات الهاتفية.
مفهوم الاتصالات الهاتفية :
تعتبر الاتصالات الهاتفية من أهم وسائل الاتصالات التي يتم نقلها عن طريق الهاتف، وتتميز بسرعتها في نقل المعلومات وقلة تكلفتها
بالمقارنة بوسائل الاتصالات الأخرى.
ومن أهم ما يميز الاتصالات الهاتفية عن غيرها ما يلي:
قلة التكاليف
السرعة في نقل المعلومات والبيانات.
كثرة الاستخدام.
سهولة الاستخدام.
قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي:
للاتصال الهاتفي قواعد وفنون يجب على السكرتير معرفتها لأداء عمله بشكل صحيح ولتحقيق رضا مديريه والمتعاملين الداخليين
للمنشأة، حيث من السهل جداً الحكم على أي منشأة بمستوى تميز خدماتها من خلال التعامل الهاتفي معها.
ومن أهم قواعد الاتصال الهاتفي مايلي:
وضع جهاز هاتف:
أفضل مكان لوضع جهاز الهاتف هو أن يكون على يسار السكرتير وفي متناول يده بشكل مريح. وهذا الوضع للهاتف يساعد السكرتير
على رفع سماعة الهاتف باليد اليسرى واستخدام اليد اليمنى لتدوين الملاحظات، ولا بد أن يقوم السكرتير بتوفير أقلام وأوراق ونماذج
خاصة لتسجيل المكالمات أو الرسائل للمكالمات الخاصة بمديره.
القدرة على التعامل مع أجهزة الهاتف:
يجب على السكرتير أن يكون قادراً على تشغيل أجهزة الهاتف المتطورة بكفاءة وفاعلية، وأن يكون قادراً على صيانتها وبرمجتها بما
يخدم مصلحة العمل وضمان عدم توقفها.
القدرة على بناء العلاقات الحسنة وتطويرها:
يجب على السكرتير أن يتحلى بآداب الاتصال والمحادثة بصفة عامة وأن يكون صوته مسموعاً وواضحاً أثناء المحادثة الهاتفية. كما
أن القدرة على التحكم بالنفس أثناء المحادثة واختيار الألفاظ المناسبة والصحيحة مع المتحدث والتفرغ التام لإجراء المكالمات الهاتفية
مطالب رئيسية يتوجب على السكرتير مراعاتها أثناء استخدامه الهاتف وذلك ليترك انطباعاً جيداً لدى المتعاملين مع المنشأة.
استخدام النماذج اللازمة لرصد المكالمات وتنظيمها:
لكل منشأة نماذجها وأسلوبها في التعامل مع المكالمات الهاتفية، فعلى السكرتير الجيد أن يكون حريصاً على معرفة أسلوب المنشأة في
التعامل مع الاتصالات الهاتفية واستخدام النماذج الخاصة بذلك كنموذج المكالمات الواردة أو الصادرة وتسجيل المكالمات الخاصة
وغير ذلك.
أسس معالجة الاتصالات الهاتفية:
يقضي السكرتير وقتاً طويلاً من عمله في معالجة المكالمات الهاتفية، لذا يجب عليه أن يتعامل بشكل جيد مع تلك المكالمات ليعطي
صورة مشرفة عن المنشأة التي يعمل فيها ويساهم بشكل فعال في المحافظة على وقت المدير ليتيح الفرصة له كي يعمل على تحقيق
أهداف المنشأة، إضافة إلى خدمة المتعاملين مع المنشأة، وكما أسلفنا إن المستفيدين من المنشأة يمكن أن يحكموا على أداء المنشأة من
خلال الاتصالات الهاتفية لذا كان لزاماً على السكرتير أن يتعامل بلطف وكياسة مع الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة.
الاتصالات الهاتفية الواردة :
هي تلك الاتصالات الهاتفية التي ترد الى المكتب أو المنشأة وعلى السكرتير أن يتعامل معها وفق التالي:
الحرص على الرد بسرعة، وأن لا يترك جرس الهاتف عند سماعه لأكثر من ثلاث مرات.
أن يحرص السكرتير على التعريف بنفسه واسم المنشأة التي يعمل بها. على سبيل المثال "السلام عليكم شركة هاديكو
للنقليات، مكتب المدير العام عادل معك أي خدمة".
يجب أن تكون منصتاً جيداً وتركز على ما يقوله المتصل، وأن تعطيه الوقت الكافي لأن يدلي بحديثه، وأن تكون متأكداً من
جميع النقاط التي ذكرت لك وأن تستوضح من المتصل إذا كان لديك غموض أو سوء فهم عن المعلومات التي ذكرت لك.
أن يحرص السكرتير على عدم مقاطعة المتحدث ,ان يوحي للمتصل بأنه متابع ومنصت له كقول كلمة "نعم" بين الحين
والآخر.
أن يكون دقيقاً في جمع المعلومات والبيانات من المتصل.
أن تتقن مهارة تدوين الملاحظات والرسائل من المتصل وأن تحرص على ذلك.
أن تحرص على تزويد المتصل بالمعلومات التي يريدها إذا كانت في حدود صلاحياتك أو توجيهه للجهة المسؤولة بكياسة.
على سبيل المثال "آسف أنا لا أستطيع أن أفيدك أو أساعدك في هذا الموضوع ولكن بإمكاني تحويل مكالمتك الى الجهة المختصة
للاستفسار منهم. هل ترغب في تحويلك للجهة المعنية؟".
على السكرتير التخلص من جميع العوامل المؤثرة على سماع المتحدث كالضوضاء من أجهزة المذياع الصوتي والمرئي
أو محادثة زملائه في المكتب أو حتى صوت بعض الأجهزة التي تستخدم عادة في المكاتب مثل آلة التصوير وجهاز الفاكس والطابعة
وغير ذلك.
في حالة وجود أكثر من هاتف في المكتب والسكرتير مشغول مع الهاتف ووردت مكالمة أخرى احرص على الاستئذان من
المتحدث الأول بلباقة لتقوم بالرد على الهاتف الثاني، كقولك على سبيل المثال "آسف يا عزيزي الهاتف الأخر يرن، هل يمكن أن
أضعك على الانتظار قليلاً" واحرص بأن لا تتركه ينتظر طويلاً عند قيامك بالرد على الهاتف الثاني وأبلغ المتحدث الثاني مباشرة في
بداية المخاطبة بأن ينتظر قليلاً لانشغالك بمحادثة مع الهاتف الأول وليكن ذلك بلطف مثل "السلام عليكم أنا الان في مكالمة على الهاتف
الثاني، هل يمكن أن أضعك على الانتظار قليلاً؟" ولا تنس أن تعود مع مكالمتك الأولى مبتدءاً بالشكر على انتظاره مع الأخذ بعين
الاعتبار مكانة الشخص الذي تتحدث معه.
يجب أن يحرص السكرتير على عدم إطالة مدة الانتظار عن دقيقة، وإذا لزم الأمر أن يكون الانتظار طويلاً كالبحث عن
المعلومات معينة تستدعي وقتاً طويلاً يجب توضيح ذلك الى المتحدث، أو أخذ رقمه وأن تقوم بالاتصال به لاحقاً.
على السكرتير أن يتأكد دائماً بأن مديره مستعد لتلقي المكالمة، وذلك بمعرفة اسم المتصل بلباقة وأدب ووضعه على
الانتظار، ثم يقوم السكرتير بإبلاغ مديره باسم المتصل لمعرفة مدى رغبته في تلقي المكالمة أم لا. وفي حالة رغبة المدير، يرجع
السكرتير للمتصل ويشكره على الانتظار ويحول مكالمته. وفي حالة عدم رغبة مديره في استقبال المكالمة فإنه يعتذر بلباقة للمتصل
عن عدم قدرة المدير على استقبال المكالمة في هذا الوقت ويقوم بواجبه كسكرتير في تدوين المكالمة في سجل المكالمات الواردة، مع
استكمال المعلومات الخاصة بالمتصل كاسمه ورقم هاتفه وسبب المكالمة ...الخ.
في حالة تلقيك كسكرتير مكالمة مستعجلة وهامة والمدير في اجتماع، لا تقاطع المدير بل أرسل مذكرة صغيرة عن المكالمة
واتبع تعليمات المدير تحويل المكالمة، أو تبقى كما هي ملاحظات المتصل وكامل المعلومات عنه وإبلاغه بأن المدير سوف يتصل به
لاحقاً. وفي أغلب الأحيان يجب أن يكون هناك اتفاق مسبق بين المدير والسكرتير على كيفية التعامل مع مثل هذه المكالمات تفادياً
للإحراجات والأزعاج للطرفين.
يجب التأكد بأن يقوم السكرتير دائماً بذكر أسباب عدم تواجد مديره في المكتب. ويمكنه التصرف بلباقة مع المتصل مثل
ليس باستطاعة المدير أو السيد/عادل الرد عل مكالمتك الآن ولكن يسعدني إبلاغه باتصالك (مع حرص السكرتير أن يستخدم النماذج الخاصة لتدوين المكالمات الواردة إذا لزم الأمر ذلك وتسليمها للمعني).
مذكرة هاتف
Telephone Message
اليوم:.....................................Day الى السيد:.................................:To Mr.
الساعة:..................................Time التاريخ:.......................................:Date
عندما كنتم في الخارج
While you were out
السيد:......................... .......................................:Mr.
تلفون:...................................Tel: من:..........................................:From
جوال:..............................................:Mobile
رسالة:...........................................:Message
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
• الاتصالات الهاتفية الصادرة :
يحتاج السكرتير إلى إجراء العديد من الاتصالات الهاتفية لأشخاص داخل وخارج المنشأة وذلك لأسباب مختلفة كتحديد مواعيد أو جمع
معلومات لتسهيل العمل على المدير وتهيئة المناخ الملائم له، ولتحقيق مكالمات هاتفية فعالة نقترح على السكرتير اتباع الخطوات
التالية:
• التخطيط الجيد والمنظم لأي مكالمة وذلك بتحديد الهدف من المكالمة والمعلومات التي تود الحصول عليها بشكل دقيق،
وكتابة الملاحظات والأسئلة التي يرغب السكرتير التعرض لها في المكالمة الهاتفية مع تجهيز جميع المستلزمات الخاصةبذلك،
والتخطيط الجيد والمنظم للمكالمات الصادرة يحقق العديد من الفوائد مثل:
توفير الوقت.
توفير الجهد في الإعداد للمكالمة.
الحد من الوقوع في الأخطاء.
توفير المال خاصة في المكالمات الخارجية والدولية.
تحقيق الدقة في نقل البيانات والمعلومات.
ترك انطباع جيد من قبل مستقبلي اتصالاتك.
• على السكرتير أن يتأكد من أرقام الهواتف التي يتصل بها، ومحاولة معرفة أسماء الأشخاص الذين يريد الاتصال بهم.
• أن يكون السكرتير صبوراً حين الاتصال وأن لا يقطع الاتصال عند تأخر الشخص المطلوب في الرد ويفضل أن يعطي
مهلة كافية له لسماع جرس الهاتف من 6 إلى 8 مرات.
• عند رد الطرف الآخر إبدأ بتعريف نفسك وبالمنشأة التي تعمل فيها قبل أن يطلب منك ذلك.
• إذا كنت تعتقد بأن مكالمتك ستطول وضح ذلك لمستقبل مكالمتك مع ذكر الأسباب ، والاستفسار من مستقبل مكالمتك إن كان
وقته يسمح بذلك.
• إذا كنت تنوي إجراء مكالمة هاتفية لربطها بمديرك تأكد من أن وقت مديرك يسمح باستقبال المكالمة.
• أن ينهي السكرتير المكالمة بطريقة ودية ومؤدبة.
• أن يلتزم السكرتير بالإيجاز غير المخل في المعنى خلال المكالمة الهاتفية.
• أن تكون على دراية تامة باستخدام الأدلة الهاتفية والمحلية والدولية، والأدلة الخاصة.
• إذا كانت اتصالات السكرتير متعددة يفضل أن يستخدم نموذجاً معداً لهذا الغرض ليسهل على السكرتير عملية الاتصال.
يتبع
بلغ الادارة عن محتوى مخالف من هنا
ابلغون على الروابط التي لا تعمل من هنا